Rédiger un cahier des charges de thé vert pour les fournisseurs vietnamiens

La plupart des problèmes d’approvisionnement en thé vert remontent à un écart entre ce que l’acheteur voulait dire et ce que le fournisseur a compris. Un acheteur demande « thé vert qualité OP, bonne qualité » et valide un bel échantillon. Six semaines plus tard, un conteneur arrive avec une feuille plus foncée, plus poussiéreuse, et un résultat de résidus qui échoue au laboratoire de destination. Personne n’a menti. La demande n’a simplement jamais dit ce que « bonne qualité » signifiait.

Un cahier des charges comble cet écart. Il transforme vos attentes en limites mesurables qu’une usine vietnamienne, une coopérative ou un négociant peut lire, chiffrer et produire, et qu’un inspecteur tiers peut contrôler avant la fermeture du conteneur. Ce guide parcourt chaque section d’un cahier des charges de thé vert pratique et explique quoi écrire et pourquoi.

Pourquoi les fournisseurs demandent un cahier des charges avant de chiffrer

Les fournisseurs vietnamiens vendent les mêmes noms de qualités à des acheteurs très différents. Un BOP pour un conditionneur de sachets de thé en Égypte, un BOP pour une marque propre américaine et un BOP pour un mélangeur allemand peuvent provenir de jardins différents, de saisons différentes et de lignes de tri différentes, avec des contrôles de résidus différents. Sans cahier des charges, le fournisseur devine quelle version vous voulez, et chiffre généralement la version la moins chère pour rester compétitif.

Un cahier des charges protège aussi contre les trois types d’échec à l’origine de la plupart des pertes dans ce commerce :

• Écart entre échantillon et expédition. Les négociants qui assemblent entre exploitations peuvent envoyer un échantillon d’un lot et expédier un autre. Le cahier des charges, un échantillon témoin scellé et une inspection avant expédition vous donnent une référence pour contrôler l’expédition.
• Rejet pour résidus de pesticides. Un lot correct pour un marché peut échouer sur un autre. Le cahier des charges nomme le panel du pays de destination afin que le fournisseur analyse selon celui-ci avant l’expédition.
• Négociant se faisant passer pour une usine. Le cahier des charges demande le nom et la licence du site de production, ce qui rend plus difficile de cacher qui fabrique réellement le thé.

Structure d’un cahier des charges utilisable

Le tableau ci-dessous énumère les sections d’un cahier des charges de thé vert et ce que chacune doit contenir. Tous les acheteurs n’ont pas besoin de chaque ligne, mais chaque ligne omise est une décision laissée au fournisseur.

Identité du produit

Commencez par les bases et rendez-les précises.

Qualité. Utilisez les noms de qualités que les fournisseurs emploient réellement : OP, BOP, fannings et dust, ou des noms de styles comme Sao Suot et style sencha. Si vous ne savez pas lequel convient à votre produit, la page des qualités de thé vert résume chaque qualité et son usage courant.

Style de feuille et procédé. Indiquez si le thé est poêlé ou cuit à la vapeur, roulé ou en aiguille, et s’il est parfumé (pour le jasmin). Le procédé détermine la saveur et la couleur davantage que la qualité. Si vous hésitez entre les deux principaux styles, voir notre comparatif du thé vert cuit à la vapeur et du thé vert poêlé.

Origine. Nommez la région si elle compte pour votre produit ou votre étiquette (Thai Nguyen, Lam Dong, hauts plateaux du Nord-Ouest). Le Vietnam a fusionné plusieurs provinces à la mi-2025, par exemple Bac Kan dans Thai Nguyen et Yen Bai dans Lao Cai, mais le commerce du thé utilise toujours les noms de région traditionnels : écrivez donc le nom que vous voulez voir imprimé et demandez au fournisseur de confirmer comment il apparaîtra sur le certificat d’origine.

Saison de récolte. Récolte de printemps, d’été ou d’automne, ou « toute saison respectant la norme sensorielle ». La saison change à la fois le coût et la tasse.

Paramètres physiques et chimiques

C’est ici qu’un cahier des charges cesse d’être une description et devient un plan d’analyses.

Humidité

L’humidité influe sur la durée de conservation, le risque de moisissures et le poids. Précisez un pourcentage maximal et la méthode d’essai. L’ISO 1573 est la méthode reconnue pour la perte de masse à 103 °C pour le thé, et la nommer garantit que le laboratoire du fournisseur et votre inspecteur mesurent la même chose. Fixez la limite d’après vos propres besoins de conservation et votre conditionnement ; un chiffre plus bas coûte plus de séchage et un emballage plus soigné.

Cendres et extrait aqueux

L’ISO 11287 définit le thé vert et fixe des exigences chimiques de base, dont un extrait aqueux minimal et des minimums de polyphénols totaux et de catéchines, ainsi que des limites de cendres totales et de cendres insolubles dans l’acide. Citer « conforme à l’ISO 11287 » est une façon simple d’écarter un thé frelaté ou mal transformé. Des cendres insolubles dans l’acide élevées indiquent généralement une contamination par du sable ou de la terre ; un extrait aqueux faible indique un produit vieux, trop transformé ou dilué. Indiquez l’édition en vigueur dans votre fiche afin qu’il n’y ait pas de débat sur les limites applicables.

Tri physique

Indiquez la part acceptable de feuille brisée, de poussière, de tiges et de fibres pour les qualités en feuille entière, ou la plage granulométrique (au tamis ou en mesh) pour le BOP, les fannings et la poussière. Ajoutez une ligne de tolérance zéro pour les corps étrangers : pierres, plastique, cheveux, insectes et métal. Pour les qualités en sachets de thé, mentionnez la détection de métaux ou le passage à l’aimant si votre conditionneur l’exige.

Profil sensoriel

Les lignes sensorielles sont plus difficiles à mesurer mais méritent d’être écrites. Décrivez en termes simples l’aspect de la feuille sèche, la couleur de la liqueur, l’arôme, le goût et la feuille infusée, et énumérez les défauts que vous rejetterez : fumé, brûlé, acide, moisi, herbacé par sous-fixation ou plat par vieux stock. Reliez la norme sensorielle à l’échantillon validé par son numéro de référence, afin que « conforme à l’échantillon validé » ait un sens physique.

Panel de résidus et de contaminants

Pour la plupart des importateurs, c’est la partie la plus importante de la fiche.

Nommez le marché de destination et ses règles. Dans l’UE, les limites maximales de résidus sont fixées par le règlement (CE) n° 396/2005 et peuvent être consultées dans la base de données de l’UE sur les pesticides. Le Japon applique son système de liste positive depuis 2006, avec une limite uniforme de 0.01 ppm pour les substances sans LMR spécifique. Aux États-Unis, l’EPA fixe les tolérances au 40 CFR Part 180 et la FDA les fait respecter à la frontière. Une substance sans tolérance pour le thé aux États-Unis n’y est en pratique pas autorisée.

Précisez ensuite :

• La norme de laboratoire que vous acceptez (par exemple un laboratoire accrédité ISO/IEC 17025) et si vous referez une analyse à destination.
• Que le rapport doit mentionner le numéro de lot figurant sur les sacs, et non un échantillon de produit général.
• Les autres contaminants pertinents pour votre marché, comme les métaux lourds, l’anthraquinone et les limites microbiologiques pour les boissons prêtes à boire ou les sachets de thé.

Notre guide des limites de résidus de pesticides dans le thé vert explique comment structurer le panel et lire le rapport de laboratoire.

Conditionnement et étiquetage

Le thé vert en vrac du Vietnam voyage généralement en sacs en papier doublés d’aluminium de 25 à 50 kg, avec un MOQ de 1 tonne. Un conteneur de 20 pieds contient environ 18 tonnes de thé en vrac. Précisez :

• La doublure intérieure (complexe aluminium ou PE alimentaire) et si elle doit être thermosoudée.
• Le sac ou carton extérieur, le poids net par unité et la tolérance.
• La palettisation, le type de palette et la fumigation ou le marquage NIMP 15 si des palettes en bois sont utilisées.
• La méthode d’empilage et de chargement du conteneur.

Pour l’étiquetage, énumérez ce que chaque sac doit porter : nom du produit et qualité, numéro de lot, poids net, date de production, date de durabilité minimale, « Product of Vietnam » et nom de l’exportateur. Si vous voulez un conditionnement neutre sans la marque du fournisseur, dites-le explicitement. Le conditionnement de détail et en marque propre fait l’objet d’une spécification distincte.

Échantillonnage et validation

Un plan d’échantillonnage clair transforme le cahier des charges en un contrat que vous pouvez faire appliquer.

1. Proposer des échantillons. Demandez 100 à 250 g par échantillon, étiquetés avec la référence de lot du fournisseur.
2. Validation. Une fois un échantillon validé, donnez-lui un numéro de référence et consignez-le dans le cahier des charges et sur la facture proforma.
3. Échantillon témoin. Demandez au fournisseur de sceller à l’usine un échantillon témoin du lot de production.
4. Inspection avant expédition. Votre inspecteur tiers (SGS, Bureau Veritas ou Intertek, en général 350 à 600 USD par conteneur) prélève des échantillons dans la marchandise chargée, les compare à l’échantillon témoin et contrôle le conditionnement et les étiquettes avant la fermeture du conteneur.

Les acheteurs organisent eux-mêmes l’inspection et paient directement la société d’inspection. Consignez par écrit le droit d’inspection, l’organisme d’inspection et qui paie une nouvelle inspection après échec.

Conditions commerciales

Terminez la fiche par les conditions qui influent sur le coût et les délais :

• Incoterm et port nommé. FOB Hô Chi Minh-Ville pour le thé de Lam Dong ou FOB Hai Phong pour le thé du nord. Utilisez EXW si vous gérez vous-même le transport intérieur. Vérifiez la définition en vigueur des Incoterms que vous utilisez.
• Délai. La production prend en général 3 à 5 semaines après la facture proforma. Le transit de Hô Chi Minh-Ville vers la côte ouest des États-Unis et les principaux ports de l’UE dure environ 25 à 35 jours.
• Documents. Facture commerciale, liste de colisage, connaissement, certificat d’origine, certificat phytosanitaire, rapports de laboratoire et tout certificat de transaction bio.
• Certification. Si vous avez besoin du bio (USDA, UE ou JAS), de Rainforest Alliance ou d’un schéma de sécurité alimentaire comme HACCP, ISO 22000 ou FSSC 22000, demandez le numéro du certificat et vérifiez-le auprès de l’organisme émetteur.

Erreurs courantes

• Écrire « qualité premium » ou « bonne qualité » au lieu de limites mesurables.
• Ne nommer aucun panel de résidus, ou nommer le mauvais marché.
• Valider un échantillon sans lui donner de référence ni prévoir d’échantillon témoin.
• Demander un prix avant d’envoyer le cahier des charges, puis comparer des devis fondés sur des cahiers des charges différents.
• Oublier de préciser la méthode d’essai de l’humidité, si bien que les résultats du fournisseur et de l’inspecteur divergent.

Envoyer un cahier des charges de thé vert

Une fois votre fiche rédigée, envoyez votre cahier des charges de thé vert via le formulaire de demande de prix. Nous le vérifions et vous présentons 3 fournisseurs vietnamiens adaptés au maximum sous 24 heures ouvrées, gratuitement pour les acheteurs. Vous traitez ensuite directement avec chaque fournisseur les échantillons, le prix et le contrat. Si votre cahier des charges est confidentiel, demandez un NDA avant de partager les détails, et utilisez le formulaire de demande de prix pour mentionner cette exigence.

Questions fréquentes

Sources

• Commission européenne : base de données de l'UE sur les pesticides
• Wikipédia : Green tea