So schreiben Sie ein Grüntee-Datenblatt für vietnamesische Lieferanten

Die meisten Probleme beim Grüntee-Einkauf gehen auf eine Lücke zwischen dem zurück, was der Einkäufer meinte, und dem, was der Lieferant verstand. Ein Einkäufer fragt „Grüntee Grade OP, gute Qualität“ an und gibt ein schönes Muster frei. Sechs Wochen später trifft ein Container mit dunklerem, staubigerem Blatt ein, und das Rückstandsergebnis fällt im Labor am Bestimmungsort durch. Niemand hat gelogen. Die Anfrage hat schlicht nie gesagt, was „gute Qualität“ bedeutet.

Ein Datenblatt schließt diese Lücke. Es übersetzt Ihre Erwartungen in messbare Grenzwerte, nach denen eine vietnamesische Fabrik, eine Kooperative oder ein Händler kalkulieren und produzieren kann und die ein unabhängiger Prüfer vor dem Versiegeln des Containers kontrollieren kann. Dieser Leitfaden geht jeden Abschnitt einer praxistauglichen Grüntee-Spezifikation durch und erklärt, was hineingehört und warum.

Warum Lieferanten vor dem Angebot eine Spezifikation verlangen

Vietnamesische Lieferanten verkaufen dieselben Sortennamen an sehr unterschiedliche Käufer. BOP für einen Teebeutel-Abpacker in Ägypten, BOP für eine US-Handelsmarke und BOP für einen deutschen Blender können aus verschiedenen Gärten, Saisons und Sortierlinien stammen, mit unterschiedlicher Rückstandskontrolle. Ohne Spezifikation rät der Lieferant, welche Variante Sie wollen, und bietet meist die günstigste an, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein Datenblatt schützt zudem vor den drei Fehlerarten, die in diesem Geschäft die meisten Verluste verursachen:

• Abweichung zwischen Muster und Lieferung. Händler, die über mehrere Farmen mischen, können ein Muster aus einer Partie senden und eine andere liefern. Spezifikation, ein versiegeltes Rückstellmuster und eine Vorverladeprüfung geben Ihnen einen Referenzpunkt, an dem Sie die Lieferung messen können.
• Beanstandung wegen Pestizidrückständen. Eine Partie, die für einen Markt in Ordnung ist, kann in einem anderen durchfallen. Die Spezifikation nennt das Panel des Zielmarkts, damit der Lieferant vor dem Versand dagegen testet.
• Händler als Fabrik getarnt. Die Spezifikation verlangt Namen und Lizenz der produzierenden Anlage, was es schwerer macht zu verbergen, wer den Tee tatsächlich herstellt.

Aufbau eines brauchbaren Datenblatts

Die folgende Tabelle listet die Abschnitte einer Grüntee-Spezifikation und den jeweiligen Inhalt auf. Nicht jeder Einkäufer braucht jede Zeile, aber jede Zeile, die Sie weglassen, ist eine Entscheidung, die Sie an den Lieferanten abgeben.

Produktidentität

Beginnen Sie mit den Grundlagen und formulieren Sie sie präzise.

Blattgrad. Verwenden Sie die Sortennamen, die Lieferanten tatsächlich benutzen: OP, BOP, Fannings und Dust, oder Stilbezeichnungen wie Sao Suot und Sencha-Stil. Wenn Sie unsicher sind, welche zu Ihrem Produkt passt, fasst die Seite zu den Grüntee-Sorten jeden Blattgrad und seine typische Verwendung zusammen.

Blattstil und Verfahren. Geben Sie an, ob der Tee in der Pfanne fixiert oder gedämpft ist, gerollt oder nadelförmig, und ob er parfümiert ist (bei Jasmin). Das Verfahren bestimmt Geschmack und Farbe stärker als der Blattgrad. Wenn Sie zwischen den beiden Hauptstilen wählen, lesen Sie unseren Vergleich von gedämpftem und in der Pfanne fixiertem Grüntee.

Herkunft. Nennen Sie die Region, wenn sie für Ihr Produkt oder Etikett wichtig ist (Thai Nguyen, Lam Dong, das Nordwest-Hochland). Vietnam hat Mitte 2025 mehrere Provinzen zusammengelegt, zum Beispiel Bac Kan mit Thai Nguyen und Yen Bai mit Lao Cai, doch der Teehandel verwendet weiterhin die traditionellen Regionsnamen. Schreiben Sie daher den Namen hinein, der aufgedruckt werden soll, und bitten Sie den Lieferanten zu bestätigen, wie er auf dem Ursprungszeugnis erscheint.

Erntesaison. Frühjahrs-, Sommer- oder Herbsternte, oder „jede Saison, die den sensorischen Standard erfüllt“. Die Saison verändert Kosten und Tasse gleichermaßen.

Physikalische und chemische Parameter

Hier wird aus der Spezifikation von einer Beschreibung ein Prüfplan.

Feuchtigkeit

Die Feuchtigkeit beeinflusst Haltbarkeit, Schimmelrisiko und Gewicht. Legen Sie einen Höchstwert in Prozent und die Prüfmethode fest. ISO 1573 ist die anerkannte Methode für den Masseverlust bei 103 °C bei Tee, und wer sie nennt, stellt sicher, dass das Labor des Lieferanten und Ihr Prüfer dasselbe messen. Setzen Sie den Grenzwert nach Ihrem eigenen Bedarf an Haltbarkeit und Verpackung; ein niedrigerer Wert kostet mehr Trocknung und sorgfältigere Verpackung.

Asche und Wasserextrakt

ISO 11287 definiert Grüntee und legt grundlegende chemische Anforderungen fest, darunter einen Mindest-Wasserextrakt und Mindestwerte für Gesamtpolyphenole und Catechine sowie Grenzwerte für Gesamtasche und säureunlösliche Asche. Der Verweis „entspricht ISO 11287“ ist ein sauberer Weg, verfälschten oder schlecht verarbeiteten Tee auszusortieren. Hohe säureunlösliche Asche deutet meist auf Verunreinigung mit Sand oder Erde hin; ein niedriger Wasserextrakt auf altes, übermäßig verarbeitetes oder gestrecktes Material. Nennen Sie in Ihrem Datenblatt die aktuelle Ausgabe, damit kein Streit darüber entsteht, welche Grenzwerte gelten.

Physikalische Sortierung

Legen Sie bei Ganzblatt-Sorten den zulässigen Anteil an Bruchblatt, Staub, Stielen und Fasern fest, bei BOP, Fannings und Dust den Partikelgrößenbereich (nach Sieb oder Mesh). Ergänzen Sie eine Nulltoleranz-Zeile für Fremdstoffe: Steine, Kunststoff, Haare, Insekten und Metall. Erwähnen Sie bei Teebeutel-Sorten Metalldetektion oder Magnetabscheidung, falls Ihr Abpacker sie verlangt.

Sensorisches Profil

Sensorische Zeilen sind schwerer zu messen, aber dennoch lohnend. Beschreiben Sie das Aussehen des trockenen Blatts, Farbe des Aufgusses, Aroma, Geschmack und das aufgegossene Blatt in einfachen Worten, und listen Sie Fehler auf, die Sie zurückweisen: rauchig, verbrannt, sauer, muffig, grasig durch unzureichendes Fixieren oder flach durch alte Ware. Binden Sie den sensorischen Standard über seine Referenznummer an das freigegebene Muster, damit „entspricht dem freigegebenen Muster“ eine physische Bedeutung hat.

Rückstands- und Kontaminantenpanel

Für die meisten Importeure ist dies der wichtigste Teil des Datenblatts.

Nennen Sie den Zielmarkt und seine Vorschriften. In der EU werden Rückstandshöchstgehalte durch die Verordnung (EG) Nr. 396/2005 festgelegt und lassen sich in der EU-Pestiziddatenbank nachschlagen. Japan wendet seit 2006 sein Positivlistensystem an, mit einem einheitlichen Grenzwert von 0.01 ppm für Stoffe ohne spezifischen MRL. In den USA legt die EPA Toleranzen in 40 CFR Part 180 fest, und die FDA setzt sie an der Grenze durch. Ein Stoff ohne Toleranz für Tee in den USA ist faktisch nicht zulässig.

Legen Sie dann fest:

• Den Laborstandard, den Sie akzeptieren (zum Beispiel ein nach ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor), und ob Sie am Bestimmungsort erneut testen.
• Dass der Bericht die Partienummer auf den Säcken nennen muss und nicht eine allgemeine Produktprobe.
• Weitere für Ihren Markt relevante Kontaminanten, etwa Schwermetalle, Anthrachinon und mikrobiologische Grenzwerte für die Verwendung in RTD-Getränken oder Teebeuteln.

Unser Leitfaden zu Pestizid-Rückstandsgrenzwerten bei Grüntee erklärt, wie Sie das Panel aufbauen und den Laborbericht lesen.

Verpackung und Kennzeichnung

Grüntee in loser Ware aus Vietnam wird in der Regel in 25 bis 50 kg schweren, folienkaschierten Papiersäcken mit einer MOQ von 1 Tonne versandt. Ein 20-ft-Container fasst etwa 18 Tonnen lose Ware. Legen Sie fest:

• Innenauskleidung (Folienlaminat oder PE in Lebensmittelqualität) und ob sie heißgesiegelt sein muss.
• Außensack oder Karton, Nettogewicht pro Einheit und Toleranz.
• Palettierung, Palettentyp sowie Begasung oder ISPM-15-Kennzeichnung bei Holzpaletten.
• Stapelung und Verladung im Container.

Zur Kennzeichnung listen Sie auf, was jeder Sack tragen muss: Produktname und Blattgrad, Partienummer, Nettogewicht, Produktionsdatum, Mindesthaltbarkeitsdatum, „Product of Vietnam“ und den Namen des Exporteurs. Wenn Sie eine neutrale Verpackung ohne Marke des Lieferanten wünschen, sagen Sie das ausdrücklich. Einzelhandels- und Private-Label-Verpackung ist eine eigene Spezifikation.

Probenahme und Freigabe

Ein klarer Probenahmeplan macht die Spezifikation zu einem Vertrag, den Sie durchsetzen können.

1. Muster anfordern. Bitten Sie um 100 bis 250 g pro Muster, gekennzeichnet mit der Partiereferenz des Lieferanten.
2. Freigabe. Sobald Sie ein Muster freigeben, vergeben Sie eine Referenznummer und halten Sie diese in der Spezifikation und auf der Proforma-Rechnung fest.
3. Rückstellmuster. Bitten Sie den Lieferanten, im Werk ein Rückstellmuster aus der Produktionspartie zu versiegeln.
4. Vorverladeprüfung. Ihr unabhängiger Prüfer (SGS, Bureau Veritas oder Intertek, typischerweise 350 bis 600 USD pro Container) zieht Proben aus der verladenen Ware, vergleicht sie mit dem Rückstellmuster und prüft Verpackung und Etiketten, bevor der Container versiegelt wird.

Käufer organisieren die Prüfung selbst und bezahlen die Prüfgesellschaft direkt. Halten Sie das Prüfrecht, die Prüfstelle und die Kostentragung bei einer fehlgeschlagenen Nachprüfung schriftlich fest.

Handelsbedingungen

Schließen Sie das Datenblatt mit den Bedingungen ab, die Kosten und Zeitplan beeinflussen:

• Incoterm und benannter Hafen. FOB Ho Chi Minh City für Tee aus Lam Dong oder FOB Hai Phong für Tee aus dem Norden. Verwenden Sie EXW, wenn Sie den Inlandstransport selbst organisieren. Prüfen Sie die aktuelle Definition der verwendeten Incoterms.
• Lieferzeit. Die Produktion dauert in der Regel 3 bis 5 Wochen nach der Proforma-Rechnung. Der Transit von Ho Chi Minh City zur US-Westküste und zu den wichtigsten EU-Häfen beträgt etwa 25 bis 35 Tage.
• Dokumente. Handelsrechnung, Packliste, Konnossement, Ursprungszeugnis, Pflanzengesundheitszeugnis, Laborberichte und gegebenenfalls ein Bio-Transaktionszertifikat.
• Zertifizierung. Wenn Sie Bio (USDA, EU oder JAS), Rainforest Alliance oder ein Lebensmittelsicherheitsschema wie HACCP, ISO 22000 oder FSSC 22000 benötigen, verlangen Sie die Zertifikatsnummer und prüfen Sie sie bei der ausstellenden Stelle.

Häufige Fehler

• „Premium-Qualität“ oder „guter Blattgrad“ statt messbarer Grenzwerte schreiben.
• Kein Rückstandspanel nennen oder das falsche Marktpanel angeben.
• Ein Muster freigeben, ohne ihm eine Referenz und einen Rückstellplan zu geben.
• Einen Preis anfragen, bevor die Spezifikation gesendet wurde, und dann Angebote vergleichen, die von unterschiedlichen Spezifikationen ausgingen.
• Die Prüfmethode für Feuchtigkeit vergessen, sodass die Ergebnisse von Lieferant und Prüfer auseinandergehen.

Senden Sie Ihre Grüntee-Spezifikation

Sobald Ihr Datenblatt entworfen ist, senden Sie Ihre Grüntee-Spezifikation über das RFQ-Formular. Wir prüfen sie und vermitteln Ihnen innerhalb von 24 Geschäftsstunden bis zu 3 passende vietnamesische Lieferanten, kostenlos für Einkäufer. Mit jedem Lieferanten klären Sie dann Muster, Preis und Vertrag direkt. Ist Ihre Spezifikation vertraulich, verlangen Sie eine NDA, bevor Sie Details teilen, und vermerken Sie diese Anforderung im RFQ-Formular.

Häufige Fragen

Quellen

• Europäische Kommission: EU-Pestiziddatenbank
• Wikipedia: Green tea