Hoe u een specificatieblad voor groene thee schrijft voor Vietnamese leveranciers

De meeste problemen bij de inkoop van groene thee zijn terug te voeren op een kloof tussen wat de koper bedoelde en wat de leverancier begreep. Een koper vraagt om “groene thee van kwaliteit OP, goede kwaliteit” en keurt een mooi monster goed. Zes weken later arriveert een container met donkerder, stoffiger blad en een residuuitslag die bij het laboratorium op de bestemming faalt. Niemand heeft gelogen. In de aanvraag stond simpelweg nooit wat “goede kwaliteit” betekende.

Een specificatieblad dicht die kloof. Het zet uw verwachtingen om in meetbare limieten die een Vietnamese fabriek, een coöperatie of een handelaar kan lezen, prijzen en produceren, en die een inspecteur van een derde partij kan controleren voordat de container wordt verzegeld. Deze gids loopt elk onderdeel van een praktische specificatie voor groene thee langs en legt uit wat u schrijft en waarom.

Waarom leveranciers om een specificatie vragen voordat ze offreren

Vietnamese leveranciers verkopen dezelfde kwaliteitsnamen aan zeer verschillende kopers. BOP voor een theezakjesverpakker in Egypte, BOP voor een Amerikaans private-labelmerk en BOP voor een Duitse blender kunnen uit andere tuinen, andere seizoenen en andere sorteerlijnen komen, met andere residucontroles. Zonder specificatie raadt de leverancier welke versie u wilt, en offreert hij meestal de goedkoopste versie om concurrerend te blijven.

Een specificatieblad beschermt ook tegen de drie faalpatronen die de meeste verliezen in deze handel veroorzaken:

• Verschil tussen monster en zending. Handelaren die over boerderijen heen mengen, kunnen een monster uit de ene partij sturen en een andere verschepen. De specificatie, een verzegeld bewaarmonster en een pre-shipmentinspectie geven u een referentie waaraan u de zending kunt toetsen.
• Afkeuring door bestrijdingsmiddelenresiduen. Een partij die voor de ene markt prima is, kan in een andere falen. De specificatie noemt het panel van het bestemmingsland, zodat de leverancier daar vóór verzending tegen test.
• Handelaar die zich als fabriek voordoet. De specificatie vraagt om de naam en de vergunning van de producerende vestiging, waardoor het moeilijker wordt te verbergen wie de thee werkelijk maakt.

Opbouw van een bruikbaar specificatieblad

De onderstaande tabel somt de onderdelen van een specificatie voor groene thee op en wat elk moet bevatten. Niet elke koper heeft elke regel nodig, maar elke regel die u weglaat is een beslissing die u aan de leverancier overlaat.

Productidentiteit

Begin met de basis en maak die precies.

Kwaliteit. Gebruik de kwaliteitsnamen die leveranciers werkelijk gebruiken: OP, BOP, fannings en dust, of stijlnamen als Sao Suot en sencha-style. Als u niet zeker weet welke bij uw product past, vat de pagina met groene-theekwaliteiten elke kwaliteit en het typische gebruik samen.

Bladstijl en proces. Geef aan of de thee pan-gebakken of gestoomd is, gerold of naaldvormig, en of zij is geparfumeerd (bij jasmijn). Het proces bepaalt smaak en kleur meer dan de kwaliteit. Als u kiest tussen de twee hoofdstijlen, zie onze vergelijking van gestoomde en pan-gebakken groene thee.

Herkomst. Noem de regio als die ertoe doet voor uw product of etiket (Thai Nguyen, Lam Dong, de hooglanden van het Noordwesten). Vietnam heeft medio 2025 verschillende provincies samengevoegd, bijvoorbeeld Bac Kan in Thai Nguyen en Yen Bai in Lao Cai, maar de theehandel gebruikt nog steeds de traditionele regionamen. Schrijf dus de naam die u gedrukt wilt zien en vraag de leverancier te bevestigen hoe die op het oorsprongscertificaat komt te staan.

Oogstseizoen. Voorjaars-, zomer- of herfstoogst, of “elk seizoen dat aan de sensorische norm voldoet”. Het seizoen verandert zowel de kosten als de kop.

Fysieke en chemische parameters

Hier houdt een specificatie op een beschrijving te zijn en wordt zij een testplan.

Vocht

Vocht beïnvloedt houdbaarheid, schimmelrisico en gewicht. Specificeer een maximumpercentage en de testmethode. ISO 1573 is de erkende methode voor massaverlies bij 103 °C voor thee, en door haar te noemen meten het lab van de leverancier en uw inspecteur hetzelfde. Stel de limiet vast op basis van uw eigen houdbaarheidseisen en verpakking; een lager getal kost meer droging en zorgvuldiger verpakken.

As en wateroplosbaar extract

ISO 11287 definieert groene thee en stelt basale chemische eisen, waaronder een minimaal wateroplosbaar extract en minima voor totale polyfenolen en catechinen, naast limieten voor totaal as en in zuur onoplosbaar as. Verwijzen naar “voldoet aan ISO 11287” is een nette manier om vervalste of slecht verwerkte thee eruit te filteren. Een hoog gehalte aan in zuur onoplosbaar as wijst meestal op verontreiniging met zand of aarde; een laag wateroplosbaar extract wijst op oud, te sterk verwerkt of verdund materiaal. Noem de geldende editie in uw blad, zodat er geen discussie ontstaat over welke limieten gelden.

Fysieke sortering

Geef het aanvaardbare aandeel gebroken blad, stof, stengels en vezel voor kwaliteiten met heel blad aan, of het bereik van de deeltjesgrootte (per zeef of mesh) voor BOP, fannings en dust. Voeg een nultolerantieregel toe voor vreemde bestanddelen: stenen, plastic, haar, insecten en metaal. Vermeld voor kwaliteiten voor theezakjes metaaldetectie of magneetscreening als uw verpakker dat vereist.

Sensorisch profiel

Sensorische regels zijn moeilijker te meten, maar toch de moeite waard om op te schrijven. Beschrijf het uiterlijk van het droge blad, de kleur van de infusie, het aroma, de smaak en het uitgetrokken blad in gewone taal, en som de gebreken op die u afkeurt: rokerig, verbrand, zuur, muf, grassig door te weinig fixeren of flets door oude voorraad. Koppel de sensorische norm aan het goedgekeurde monster via het referentienummer, zodat “gelijk aan goedgekeurd monster” een fysieke betekenis heeft.

Residu- en contaminantenpanel

Voor de meeste importeurs is dit het belangrijkste onderdeel van het blad.

Noem de bestemmingsmarkt en haar regels. In de EU worden maximale residugehalten vastgesteld door Verordening (EG) nr. 396/2005 en kunnen zij worden nagezocht in de EU Pesticides Database. Japan past sinds 2006 zijn positieflijstsysteem toe, met een uniforme limiet van 0.01 ppm voor stoffen zonder specifieke MRL. In de VS stelt de EPA toleranties vast in 40 CFR Part 180 en handhaaft de FDA ze aan de grens. Een stof zonder tolerantie voor thee in de VS is feitelijk niet toegestaan.

Specificeer vervolgens:

• De laboratoriumnorm die u accepteert (bijvoorbeeld een lab met ISO/IEC 17025-accreditatie) en of u op de bestemming opnieuw test.
• Dat het rapport het partijnummer op de zakken moet vermelden en niet een algemeen productmonster.
• Andere contaminanten die voor uw markt relevant zijn, zoals zware metalen, anthrachinon en microbiologische limieten voor gebruik in RTD of theezakjes.

Onze gids over residulimieten voor bestrijdingsmiddelen in groene thee legt uit hoe u het panel opbouwt en hoe u het laboratoriumrapport leest.

Verpakking en etikettering

Bulk groene thee uit Vietnam wordt meestal verscheept in papieren zakken met aluminiumvoering van 25 tot 50 kg, met een MOQ van 1 metrische ton. Een 20-voets container bevat circa 18 metrische ton bulkthee. Specificeer:

• Binnenvoering (aluminiumlaminaat of PE voor levensmiddelen) en of die hittegelast moet zijn.
• Buitenzak of karton, nettogewicht per eenheid en tolerantie.
• Palletisering, type pallet en ontsmetting of ISPM 15-markering als houten pallets worden gebruikt.
• Stapel- en containerlaadmethode.

Noem voor de etikettering wat elke zak moet tonen: productnaam en kwaliteit, partijnummer, nettogewicht, productiedatum, houdbaarheidsdatum, “Product of Vietnam” en de naam van de exporteur. Als u neutrale verpakking zonder merk van de leverancier wilt, zeg dat dan uitdrukkelijk. Retailverpakking en private-labelverpakking is een aparte specificatie.

Monsterneming en goedkeuring

Een duidelijk monsternemingsplan maakt van de specificatie een contract dat u kunt afdwingen.

1. Vraag om monsters. Vraag 100 tot 250 g per monster, gelabeld met de partijreferentie van de leverancier.
2. Goedkeuring. Geef een goedgekeurd monster een referentienummer en leg dat vast in de specificatie en op de proformafactuur.
3. Bewaarmonster. Vraag de leverancier om in de fabriek een bewaarmonster van de productiepartij te verzegelen.
4. Pre-shipmentinspectie. Uw inspecteur van een derde partij (SGS, Bureau Veritas of Intertek, doorgaans 350 tot 600 USD per container) neemt monsters uit de geladen goederen, vergelijkt ze met het bewaarmonster en controleert verpakking en etiketten voordat de container wordt verzegeld.

Kopers regelen de inspectie zelf en betalen het inspectiebedrijf rechtstreeks. Leg het inspectierecht, de inspectie-instelling en wie een herinspectie na afkeuring betaalt schriftelijk vast.

Commerciële voorwaarden

Sluit het blad af met de voorwaarden die kosten en timing beïnvloeden:

• Incoterm en benoemde haven. FOB Ho Chi Minh City voor thee uit Lam Dong of FOB Hai Phong voor thee uit het noorden. Gebruik EXW als u het binnenlands transport zelf regelt. Controleer de actuele definitie van de Incoterms die u gebruikt.
• Levertijd. De productie duurt meestal 3 tot 5 weken na de proformafactuur. Het transport van Ho Chi Minh City naar de Amerikaanse westkust en de belangrijkste EU-havens duurt ongeveer 25 tot 35 dagen.
• Documenten. Handelsfactuur, paklijst, cognossement, oorsprongscertificaat, fytosanitair certificaat, laboratoriumrapporten en eventueel een biologisch transactiecertificaat.
• Certificering. Als u biologisch (USDA, EU of JAS), Rainforest Alliance of een voedselveiligheidsschema zoals HACCP, ISO 22000 of FSSC 22000 nodig hebt, vraag dan het certificaatnummer en controleer het bij de uitgevende instantie.

Veelgemaakte fouten

• “Premiumkwaliteit” of “goede kwaliteit” schrijven in plaats van meetbare limieten.
• Geen residupanel noemen, of het panel van de verkeerde markt.
• Een monster goedkeuren zonder het een referentie en een bewaarplan te geven.
• Om een prijs vragen voordat u de specificatie hebt gestuurd, en dan offertes vergelijken die van verschillende specificaties uitgingen.
• Vergeten de testmethode voor vocht te specificeren, waardoor de uitslagen van leverancier en inspecteur verschillen.

Stuur een specificatie voor groene thee

Zodra uw blad is opgesteld, stuur dan uw specificatie voor groene thee via het RFQ-formulier. Wij controleren haar en stellen u binnen 24 werkuren voor aan maximaal 3 geschikte Vietnamese leveranciers, gratis voor kopers. Daarna regelt u monsters, prijs en contract rechtstreeks met elke leverancier. Als uw specificatie vertrouwelijk is, vraag dan om een NDA voordat u de details deelt, en gebruik het RFQ-formulier om die eis te vermelden.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Europese Commissie: EU Pesticides Database
• Wikipedia: Green tea