如何为越南供应商撰写绿茶规格书

绿茶采购中的大多数问题，都可以追溯到买家的本意与供应商的理解之间的落差。买家要求“OP 等级绿茶，品质好”，并确认了一份漂亮的样品。六周后，一个集装箱到货，茶叶颜色更深、碎末更多，农残结果在目的地实验室不合格。没有人撒谎。只是需求里从未说明“品质好”是什么意思。

规格书可以弥合这一落差。它把您的期望变成可衡量的限量，让越南的工厂、合作社或贸易商可以据此阅读、报价和生产，也让第三方验货员能在集装箱封柜前逐项核对。本指南逐段讲解一份实用的绿茶规格书，并说明应该写什么、为什么写。

为什么供应商在报价前要先要规格书

越南供应商把相同的等级名称卖给差别很大的买家。供给埃及茶包分装商的 BOP、供给美国自有品牌的 BOP、以及供给德国拼配商的 BOP，可能来自不同的茶园、不同的季节和不同的分选线，农残管控也不同。没有规格书，供应商就要猜您想要哪个版本，为了保持竞争力，通常会报成本最低的那个版本。

规格书还能防范这一行业中造成大部分损失的三种失败情形：

• 大货与样品不符。 跨农场拼配的贸易商可能寄出一个批次的样品，却发运另一个批次。规格书、封存的留样和装运前检验，为您提供了核对货物的参照。
• 农残被拒。 对一个市场合格的批次，可能在另一个市场不合格。规格书写明目的市场的检测项目，供应商就会在发货前按此检测。
• 冒充工厂的贸易商。 规格书要求提供生产设施的名称和执照，使人更难隐瞒究竟是谁在生产这批茶。

一份可用规格书的结构

下表列出绿茶规格书的各个部分，以及每一部分应包含的内容。并非每位买家都需要每一行，但您省去的每一行，都是把决定权交给了供应商。

产品标识

从基本信息开始，并写得准确。

等级。 使用供应商实际使用的等级名称：OP、BOP、茶末和碎末，或 Sao Suot 和煎茶风格这样的风格名称。如果不确定哪种适合您的产品，绿茶等级页面概述了每个等级及其典型用途。

茶叶形态与工艺。 说明茶叶是锅炒还是蒸青，是卷曲还是针形，以及是否窨制 (如茉莉花茶)。与等级相比，工艺对风味和颜色的影响更大。如果您在两种主要风格之间做选择，请看我们对蒸青与锅炒绿茶的比较。

产地。 如果产地对您的产品或标签重要，请写明产区 (太原、林同、西北部高地)。越南在 2025 年年中合并了几个省份，例如北干并入太原，安沛并入老街，但茶叶行业仍沿用传统的产区名称，所以请写明您希望印在标签上的名称，并请供应商确认它在原产地证书上将如何显示。

采收季节。 春茶、夏茶或秋茶，或“满足感官标准的任何季节”。季节会同时改变成本和杯中风味。

物理和化学参数

规格书从这里开始，由一份描述变成一份检测计划。

水分

水分影响保质期、霉变风险和重量。请规定最大百分比和检测方法。ISO 1573 是茶叶在 103 °C 下质量损失的公认方法，写明它，供应商的实验室和您的验货员测量的就是同一样东西。请根据您自己的保质期需求和包装来设定限量；数值越低，需要的干燥越多、包装越讲究，成本也越高。

灰分与水浸出物

ISO 11287 定义了绿茶，并规定了基本的化学要求，包括水浸出物的最低值、茶多酚和儿茶素总量的最低值，以及总灰分和酸不溶性灰分的上限。引用“符合 ISO 11287”，是筛除掺假或加工不良茶叶的一种简洁办法。酸不溶性灰分高，通常指向沙土污染；水浸出物低，则指向陈旧、过度加工或被稀释的原料。请在规格书中注明现行版本，避免对适用哪些限量发生争议。

物理分选

对整叶等级，请规定碎叶、碎末、茶梗和纤维的可接受比例；对 BOP、茶末和碎末，则规定颗粒大小范围 (按筛网或目数)。对杂质增加一行零容忍条款：石子、塑料、毛发、昆虫和金属。对茶包等级，如果您的分装商有要求，请注明金属探测或磁选。

感官特征

感官项更难衡量，但仍然值得写。请用平实的语言描述干茶外观、汤色、香气、滋味和叶底，并列出您会拒收的缺陷：烟味、焦味、酸味、霉味、杀青不足产生的青草味，或陈年库存产生的平淡。请把感官标准与已确认样品的参考编号挂钩，使“与已确认样品一致”具有实际含义。

残留物与污染物检测项目

对大多数进口商来说，这是规格书中最重要的部分。

请写明目的市场及其规则。在欧盟，最大残留限量由法规 (EC) No 396/2005 规定，可在欧盟农药数据库中查询。日本自 2006 年起实行肯定列表制度，对没有具体 MRL 的物质适用 0.01 ppm 的统一限量。在美国，EPA 在 40 CFR Part 180 中设定容许量，由 FDA 在边境执行。在美国茶叶上没有容许量的物质，实际上是不允许的。

然后规定：

• 您接受的实验室标准 (例如，ISO/IEC 17025 认可的实验室)，以及您是否会在目的地复检。
• 报告必须对应袋子上标示的批号，而不是泛指的产品样品。
• 与您市场相关的其他污染物，例如重金属、蒽醌，以及用于即饮茶或茶包的微生物限量。

我们的绿茶农药残留限量指南说明了如何构建检测项目，以及如何阅读实验室报告。

包装与标签

越南的散装绿茶通常用 25至50 kg 铝箔内衬纸袋装运，起订量为 1吨。一个 20 英尺集装箱约装 18吨散装茶。请规定：

• 内衬 (铝箔复合或食品级 PE)，以及是否必须热封。
• 外袋或纸箱、每个单位的净重及公差。
• 托盘装载、托盘类型，以及使用木托盘时的熏蒸或 ISPM 15 标识。
• 堆码和集装箱装载方式。

关于标签，请列出每个袋子上必须显示的内容：产品名称和等级、批号、净重、生产日期、保质期、“Product of Vietnam”和出口商名称。如果您想要不带供应商品牌的中性包装，请明确说明。零售和自有品牌包装是另一份规格。

取样与确认

清晰的取样计划，能把规格书变成您可以执行的合同。

1. 索取样品。 要求每份样品 100至250 g，并标注供应商的批次参考号。
2. 确认。 您确认某份样品后，给它一个参考编号，并记录在规格书和形式发票上。
3. 留样。 请供应商在工厂从生产批次中封存一份留样。
4. 装运前检验。 您的第三方验货员 (SGS、Bureau Veritas 或 Intertek，通常每个集装箱 350至600 USD) 从已装货物中取样，与留样对比，并在集装箱封柜前检查包装和标签。

检验由买家自行安排，并直接向检验公司付费。请把检验权、检验机构，以及复检不合格时由谁付费，写成书面条款。

商务条款

以影响成本和时间的条款收尾：

• 国际贸易术语和指定港口。 林同的茶用 FOB Ho Chi Minh City，北部的茶用 FOB Hai Phong。如果您自己管理内陆运输，则用 EXW。请核对您所使用的现行 Incoterms 定义。
• 交期。 生产通常在形式发票后需要 3至5 周。从胡志明市到美国西海岸和欧盟主要港口的运输大约需要 25至35 天。
• 单据。 商业发票、装箱单、提单、原产地证书、植物检疫证书、检测报告，以及任何有机交易证书。
• 认证。 如果您需要有机 (USDA、EU 或 JAS)、Rainforest Alliance，或 HACCP、ISO 22000 或 FSSC 22000 等食品安全体系，请索取证书编号并向发证机构核实。

常见错误

• 写“优质”或“好等级”，而不是可衡量的限量。
• 没有指定农残检测项目，或者指定了错误的市场。
• 确认样品时没有给出参考编号和留样计划。
• 在发送规格书之前就要价格，然后对比基于不同规格的报价。
• 忘记规定水分检测方法，导致供应商和验货员的结果不一致。

发送绿茶规格

规格书起草完成后，请通过询价表单发送您的绿茶规格。我们会核查，并在 24个工作小时内介绍最多 3 家合适的越南供应商，对买家免费。之后样品、价格和合同由您与各供应商直接洽谈。如果您的规格涉密，请在分享细节之前要求签署保密协议，并在询价表单中注明这一要求。

常见问题

资料来源

• 欧盟委员会：欧盟农药数据库
• Wikipedia: Green tea